Барьеры и ошибки делового общения

Часто общение с деловыми партнерами оказывается неэффективным по довольно простым причинам.

• Мы чем-либо расстроены.

• Мы не даем себе труда увидеть интересное для себя в том,

о чем нам говорят.

• Мы ленимся.

• Мы устали.

Существуют, однако, не слишком явные и не слишком очевидные барьеры и ошибки общения.

1. Чрезмерная застенчивость. Хотеть то, чего хочется, — нормально. Желание — еще не признак эгоизма. Многие люди испытывают неловкость от того, что им приходится о чем-то просить, будто они хотят больше, чем заслужили. В итоге инициатива мгновенно оказывается у собеседника. Однако именно Вам пожинать результаты сделки, когда уже все позади. Поэтому стремитесь получить все, о чем мечтаете.

2. Чрезмерная увлеченность собственной речью. “Разговор — это соревнование, в котором первого, кто задержит дыхание, объявляют собеседником” (Р. Болтон). Подобный подход, однако, способен отбить желание разговаривать, даже у очень активного собеседника.

3. Чрезмерная занятость собственной речью — явление распространенное. Именно поэтому, возможно, нас нисколько не удивляет, когда партнер не помнит ничего из того, о чем мы ему говорили чуть раньше.выводам, к истолкованию молчания собеседника как одобрения и т. д. В результате в ходе общения возникает ситуация, подобная следующей: “Оказавшемуся в болоте среди крокодилов трудно вспомнить, что он собирался его осушить”.

4. Необоснованное перебивание. Без особой необходимости перебивают своих собеседников чаще всего люди, занимающие более высокое положение: начальники, учителя, родители. Мужчины чаще перебивают женщин, чем женщины мужчин. В подобной ситуации общение превращается в борьбу собеседников за господство друг над другом. Сильнейший побеждает, однако вряд ли выигрывает: побежденный всегда стремится к реваншу. Любые деловые отношения, в которых одна сторона диктует другой, я убеждена, не пойдут на пользу ни той, ни другой, поскольку такие отношения не могут быть продолжительными.

Служебный роман

Роман на работе — это событие, затрагивающее каждого, кто трудится в отделе, независимо от пола.

Роман на работе может стать для женщины концом ее успехов, а то и оставить ее без места. Когда речь заходит об отношениях между мужчиной и женщиной на работе, до сих пор продолжает действовать древнее правило поведения: не заводите романов с начальством. И старайтесь не заводить их ни с кем из вашего отдела или фирмы, пока один из вас не будет готов сменить место работы, и уж тем более остерегайтесь подобных отношений, если они могут скомпрометировать человека, который состоит в браке.

Некоторые компании в США придерживаются обычая не нанимать на работу обоих супругов. Если сослуживцы начинают встречаться, поселяются вместе или женятся, одного из этой пары просят уйти.

В других компаниях более снисходительно смотрят на любовные истории среди своих сотрудников, особенно когда те не связаны узами брака. Там понимают, что после окончания института именно место работы является той средой, в которой холостяки всех возрастов имеют наибольший шанс повстречать и хорошо узнать своего будущего спутника жизни. Служебные романы превращаются в проблему только тогда, когда порождают конфликт интересов. Например, у женатого заведующего исследовательским сектором одной из фирм есть любовница из другой страны, с которой он познакомился на одном симпозиуме. Чтобы повидаться с ней, он устраивал себе ненужные командировки за границу, естественно, за казенный счет.

Маленькие тонкости большого бизнеса

Безусловно, по правилам подчиненный должен выполнять распоряжения своего руководителя. Однако это происходит не всегда, да если и происходит, то не всегда на “пять”. В деловые отношения порой вмешиваются межличностные. Одно и то же дело для одного человека мы сделаем с удовольствием, а для другого — не сделаем или же сделаем, преодолевая себя.

Дело в том, что когда руководитель отдает распоряжение или что-то рекомендует, то эту его распорядительную информацию подчиненный воспринимает не абстрактно. В любом сообщении, которое менеджер адресует своему подчиненному, имеется информация текстовая (это то, что менеджер намеревался ему передать) и персонифицированная (т. е. информация об этом менеджере, информация, которая включается в сообщение всегда помимо воли автора сообщения).

Дружба между сотрудниками на работе

Менеджеру (руководителю) лучше дружить с подчиненными  за порогом офиса. На работе такие отношения только вредят делу. 

Деловые взаимоотношения должны быть уважительными и ровными, но обязательно требовательными, так как бывают ситуации, когда руководителю необходимо потребовать выполнения того или иного задания.

Офисный этикет в этом случае позволяет отделять личное от профессионального, делая недопустимым на работе поведение или высказывания, возможные в кругу друзей.

Виды карьерных стратегий

Виды карьерных стратегий зависят от сроков, времени и характера продвижения по служебной лестнице.
При этом специалистами выделяются:
■   типичная карьера — предполагает постепенное продвижение человека к вершинам иерархии по мере роста профессионализма. Продолжительность такой карьеры, как правило, в среднем составляет 35-40 лет, в течение которых человек последовательно проходит от восьми до двенадцати должностных позиций;

■   скоростная карьера — предполагает стремительное, но всё же последовательное продвижение человека по вертикали организационной структуры. По времени такая карьера в два-три раза короче, чем типичная. Если в первом случае средняя продолжительность пребывания в должности составляет от трех до четырех лет, то при «скоростной карьере» — от одного года до двух лет;

■   десантная карьера — характеризуется тем, что ее приверженцы готовы занять любую должность, а замещение должности часто происходит спонтанно;

■   атипичная карьера — должностное продвижение человека характеризуется стремительными взлетами или падениями, перескакиванием через одну, а то и две ступени иерархической лестницы;

■   непрерывно-прогрессивная карьера — связана с развитием по восходящей линии, когда каждая последующая стадия отличается от предыдущей более высоким уровнем применения способностей и расширением масштабов деятельности;   

Синдром опустошения

Если человек не в силах максимально приблизить свои ожидания к реально существующему положению вещей, они, как правило, никогда не будут оправдываться. 

Таким образом, постоянно получая отрицательные эмоции, человек приучает себя всё воспринимать в негативном свете. Вырабатывается привычка фиксировать негативные чувства. Ее последствием является синдром опустошения — состояние, когда человек совершенно теряет интерес к своей работе.

В результате данного синдрома человек часто испытывает моральное и физическое изнеможение, полное безразличие к работе и отдаляется от сослуживцев. Опустошение — это не стресс, это скорее результат долговременного воздействия стрессовых условий работы. Опустошению особенно подвержены те, кто ежедневно имеет дело с людьми, а также те, чья работа связана с повторяющимися или монотонными действиями, кто испытывает слишком большую ответственность и не в силах выносить этот груз или не получает обратной положительной связи. 

«Группу риска» составляют три профессиональные сферы — это здравоохранение, правоохранительные органы и образование. Опустошению наиболее подвержены трудоголики, педанты, идеалисты.
Опустошение не дает нам воспринимать действительность такой, какая она есть на самом деле, — всё окрашивается в мрачные, темные тона. Апатия, неприязнь способны за довольно короткое время сделать невыносимым наше собственное существование, не говоря уже о том, как это подействует на окружающих. Надо стараться сдерживать собственные эмоции и не позволять им управлять собой.

Дар предвидения

Умение предчувствовать изменения ситуации помогает предприятиям переживать кризисы. Это утверждение справедливо и для больших, и для маленьких организаций: тот, кто не желает добровольно и своевременно меняться, сначала заболевает, затем становится жертвой махинаций и в конце концов не выдерживает конкуренции.

А теперь давайте задумаемся о жизни предприятия. Мы можем сравнить фазы его развития с разными периодами человеческой жизни. У фирмы тоже бывают юность, «лучшие годы», старость. Только вот количество «лучших лет» у предприятий может быть очень разным в зависимости от степени приспособляемости к изменениям в экономике. Людям удается лучше приспособиться к изменениям, если они действительно заинтересованы в этом, открыты новому и не боятся рисковать. Здесь мы можем привести в качестве примера маленьких детей — их поведение в процессе познания мира образцово: им нет равных по любопытству и творческой активности, их нельзя превзойти по оптимизму и радости жизни, они мечтают, смешивая мечту с реальностью и шаг за шагом продвигаясь по пути познания. Конечно, мы и во взрослом возрасте отчасти сохраняем способность использовать нашу фантазию, наши мечты, нашу интуицию и прочие способности.

Так почему же картину будущего «рисуют» только маркетинговые институты или центры прогноза по заказу? Каждый из нас может предвидеть будущее намного точнее, чем это обычно считается.

Навык, продвигающий по службе

Презентация является средством для получения целевых кредитов, различного рода инвестиций, привлечения трудовых ресурсов. Для предпринимателей это — реклама имени фирмы или представление ее нового товара. Для служащего организации опыт в проведении презентаций позволяет ему эффективно доводить свои идеи до руководства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

Первые несколько минут презентации крайне важны для установления контакта с приглашенными. Существует мнение, что нужно начинать с забавного случая или шутки, чтобы вызвать оживление у аудитории. Тем не менее неудачная шутка может иметь прямо противоположный эффект, от которого потом бывает очень трудно оправиться.

Окончание презентации, как и ее открытие, слишком важно, чтобы оставить его на волю случая. Финал должен быть обдуман заранее и хорошо подготовлен. Он обычно включает:
-    краткое резюме важнейших фактов и аргументов;
-    выражение искренней благодарности за внимание;
-    предложение задавать вопросы.

Презентация, которая длится слишком долго, не нравится никому, и люди стараются поскорее уйти, используя для этого перерывы. А если она перегружена сухими цифрами и неинтересными фактами, то становится совершенно неудобоваримой. Следует также ограничить поток информации, которую спустя какое-то время становится очень трудно воспринимать. Помните, что это только презентация, и не пытайтесь объять необъятное. Стройте ее на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию. Не включайте ничего утомительного, неизвестного для большинства или слишком детальную техническую информацию.

Психологи составили график изменения уровня внимания аудитории в течение сорокаминутного периода (рис. 4). Сначала уровень внимания высокий, в следующие 10 минут он снижается очень медленно, потом быстрее, пока не достигнет самого низкого значения (примерно через 30 минут). Затем он начинает круто подниматься и в последние 5 минут опять становится довольно высоким.

 

10 признаков грозящего увольнения

Увольнение редко когда случается на пустом месте. Очень часто этому предшествуют намеки, предупреждения, даются даже шансы исправиться. Вот 10 признаков, которые могут свидетельствовать о том, что вы не устраиваете начальство.

1. Замечания

Их много, причем самых разных. Придираются не только по работе — вы постоянно в центре внимания. У вас не только все плохо выполнено, но еще и немыслимый бардак на столе, ваше опоздание на пять минут подводит весь коллектив, а ваш внешний вид оставляет желать лучшего. Основная сложность в том, чтобы отличать придирки от замечаний по делу.

Рекомендации по предотвращению Моббинга или как адаптироваться в любом коллективе.

Что делать, если нового хорошо образованного специалиста не принимают в сложившимся коллективе? Сформулируем основные рекомендации, что можно и нужно предпринять в таком случае:

1.   Искать союзников. Первым «недостатком», препятствующим вашему вхождению в коллектив, часто бывает то, что вы «другой». Уже это одно обстоятельство может быть не в вашу пользу и провоцировать множество неприятных инцидентов. Подумайте, на что вам нужно сделать акцент, чтобы подчеркнуть общность с коллегами. Возможно, для этого потребуется в корне изменить свою точку зрения по определенным вопросам, чтобы ликвидировать разделяющую вас пропасть во взглядах и найти то, что вас объединяет. Подобная политика поможет вам найти союзников.

2.  Сформировать общность. Если не удается найти ничего общего с коллегой или подчеркнуть уже имеющуюся общность, то можно посоветовать ее сформировать, найти новые точки соприкосновения, осваивать новый полигон. То есть подойти к вашему общему делу с другой стороны. Попытать удачу в неформальной обстановке, например, сходить в поход или на рыбалку, посидеть в кафе или сходить в гости, в бассейн или тренажерный зал, сыграть в футбол или бадминтон. Если в результате всего этого у вас появится союзник, то можете считать, что это сражение вы выиграли. Вдвоем уже лучше, чем одному.

3.  Корифеев почитать, но не бояться. Чтобы корифеи позволяли вам участвовать в деле, важно всегда подчеркивать их деловую компетентность. Но когда начинается или ужесточается борьба за власть, очень важно не бояться своих соперников из числа корифеев, даже если они начинают возмущаться. Вашей реакцией могут стать слова: «Что вы можете сказать по делу?».

А Вы сталкивались с этим?!

Одной из серьезнейших психологических проблем карьерного роста является моббинг (mobbing) — психологические притеснения, преимущественно групповые, работника со стороны работодателя или других работников, включающие в себя:

- постоянные негативные высказывания,

-  постоянную критику в адрес работника,

-  его социальную изоляцию внутри организации,

-  исключение его из служебных действий, социальных контактов,

-  распространение о работнике заведомо ложной информации и т.п.

Моббинг, принимающий свои крайние формы, носит название буллит {bullying), под которым понимается агрессивное поведение, выражающееся в злонамеренном преследовании, жестокости, попытках оскорбления и унижения работника, подрыве его репутации и т.п. Поэтому если на работе на вас накричали или оскорбили, не приняли вашу точку зрения или навязали чуждое вам мнение, лишили полномочий, раскритиковали или усомнились в вашей компетентности, значит, вы столкнулись с моббингом (или буллингом, в зависимости от силы проявления указанных негативных феноменов).

К сожалению, в отечественных условиях (то ли в силу советского прошлого, то ли в силу каких-то других обстоятельств) на данную проблему обращалось гораздо меньше внимания, чем за рубежом. К примеру, в США силами специальной организации под названием Workplace Bullying & Trauma Institute (WBTI) в сентябре 2000 года проводилось исследование данной проблемы. В нем участвовало 200 респондентов, каждый из которых являлся жертвой моббинга. В 2003 году этой же организацией проводилось сходное исследование уже более 1000 респондентов.

Что повесить на стены для создания нужного имиджа компании

Сидя в четырех стенах, трудно удержаться от соблазна повесить на стену картину или хотя бы плакат. Психологи объясняют это заложенным в каждом из нас стремлением создавать визуальные образы, позволяющие “выглянуть” за пределы ограниченного мира — скажем, офисного.
 

Если позволить сотрудникам самим решать, что повесить около своего рабочего места, то получится пестрая картина: кому-то нравятся плакаты с Сильвестром Сталлоне, кому- то портреты кошек или календари с видами. И именно это будет определять образ компании для посетителей. Часто они входят в диссонанс с дизайном интерьера, с задачами офиса.
 

Чтобы избежать подобного диссонанса, нужно ясно определить и сформулировать эти задачи. Важно понять, чего компания хочет добиться, украшая свое помещение.

Этика оформления офиса

Сегодня модно работать много. Для большинства офис стал даже не вторым, а первым домом. Практически вся жизнь проходит на рабочем месте. Так стоит ли жить по образу и подобию советской конторы?

За рубежом давно поняли: офис — один из основных инструментов ведения бизнеса. Это значит, что, если у ваших сотрудников неудобные рабочие места, производительность труда будет падать. А если ваш офис имеет непрезентабельный вид, вы не сможете произвести благоприятное впечатление на клиентов и партнеров.

В России  начали приходить к осознанию этой стороны дела не так давно.

Подобно тому, как ваша речь и внешний вид должны соответствовать представлениям об образе перспективного служащего, так и интерьер рабочего помещения относится к области делового этикета. Практически любой служебный интерьер отражает имидж компании.

По виду кабинета можно достаточно точно определить, какой вы работник и даже чем занимаетесь. Многие в деловом мире стремятся к тому, чтобы заказчики или покупатели (как постоянные, так и потенциальные) сами приходили к ним: заполучить человека “на свое поле” — значит доказать, что вы более могущественны.

Таким образом, надо стремиться к тому, чтобы ваше “поле”, т. е. то место, где вы принимаете людей, произвело на них как можно лучшее впечатление, чтобы атмосфера этого места способствовала вашей служебной карьере, а не тормозила бы ее. Из всего этого следует, что кабинет должен соответствовать нормам, принятым в вашем учреждении, а также вашему положению в рамках фирмы и роду вашей деятельности.

Чего нельзя делать в период адаптации

1. В первые недели не стоит форсировать события и предлагать руководству планы по капитальной реорганизации какого-либо направления деятельности фирмы. Предложения должны быть эволюционными, а не революционными. Нужно проявлять стратегические таланты, и после беседы с руководителем выяснить, какая работа представит вас в выигрышном свете.

2.   Не стоит браться за длительную аналитическую работу — ваши действия должны быть корректны, а видимый результат должен появиться перед глазами начальства в первую же неделю. 

Для примера можно рассказать историю о только что назначенном менеджере по маркетингу торговой компании, который в первые дни работы представил подробный аналитический план, в котором расписывалось состояние рынка и конкурентов, но отбрасывались уже действующие в компании проекты. План готовился неделю, потом еще две пылился на столе у руководства, которое в конце концов сочло, что новый менеджер не смог воспринять позитивный опыт, накопленный в компании, а за несколько недель, проведенных в фирме, не принес каких-то существенных результатов, и уволило его.

3. Ни в коем случае не стоит отвергать помощь коллег и руководства, пытаясь разобраться во всем самостоятельно.

Адаптация на новом месте работы

Если вы успешно прошли изматывающие интервью с работодателем и выдержали сложные тесты, не спешите облегченно вздыхать: даже после зачисления в штат вас поджидает еще один экзамен. Первые дни и недели на новом месте — испытание потруднее многих тестов. Когда ты приходишь на новую работу, чувствуешь себя потерянным: ты не знаешь, кто есть кто, как работает твой компьютер, где лежат нужные бумаги, даже где находится столовая.
 

Марк Гринер, автор книги “Управление стрессом” по силе отрицательного воздействия почти уравнял смену работы (36 баллов по шкале стрессогенности) со смертью близкого друга (37 баллов) и потерю большой суммы денег (31 балл). 90% новичков испытывают стресс при “акклиматизации” в новом коллективе, в новой корпоративной культуре.
 

В условиях рыночной экономики, особенно в период кризиса, на мельницу стресса льет воду и гипермотивация людей, которые панически цепляются за работу. Люди боятся потерять работу раньше, чем приступили к ней. Они так стараются, что напоминают пьяного, который пытается пройти как можно ровнее, но от своих усилий спотыкается.
 

К счастью, нервное напряжение не длится вечно. По словам специалистов, минимальный срок полной адаптации на работе — месяц, средний — два-три. Чтобы сократить срок адаптации, имеет смысл последовать советам специалистов по корпоративной культуре.
 

Если вы сменили место работы, для успешной деятельности на новом месте важно правильно организовать период адаптации. Прежде всего, подавите в себе порыв продемонстрировать все, что вы знаете и умеете. Будьте осмотрительны и не обещайте сверхъестественного качества исполнения. Вам вряд ли удастся удержаться на обещанном уровне после того, как ваш первоначальный энтузиазм поостынет и энергия пойдет на убыль. Ваша поступь должна быть размеренной, а порядки на новом месте и стиль поведения начальства должны стать объектом вашего самого пристального внимания.
 

Организация пространства. Деловое поле

Есть такое понятие — «деловое поле». Речь идет о пространстве помещения фирмы. И для этого понятия есть свои правила и критерии. Во многом они связаны с нашими условными тремя «Э» (этикет, этика, эстетика).

Ну, например, в любой комнате фирмы не должно быть захламленных столов. И поэтому за деловым столом категорически НЕ ПРИНЯТО:

-  есть;

-  делать макияж;

-  прикорнуть;

-  читать постороннюю литературу.

Продолжая тему рабочего места — стола, скажем, что специалисты давно разработали пары психологических характеристик людей в зависимости от вида их рабочего стола.

-  Если на столе разбросаны личные вещи, значит, их хозяин излишне доверчив.

-  Если на столе много разных не рабочих мелочей, «игрушек» и т. п., значит, у  сотрудника много друзей, он готов помогать многим.

-  Если поверхность стола идеально чистая, значит, его хозяин не очень-то любит работать и не собирается помогать кому-либо.

Дом 2. Организация пространства

На работе мы проводим  большую часть своего дня, а, может, и жизни. Я бы сказала, что работа – это наш второй дом. Значит, здесь нам должно быть удобно, приятно и красиво. 

На Западе устройству рабочего пространства уделяют большое внимание, поскольку убеждены, что, когда человеку удобно и приятно на своем рабочем месте, в разы вырастает его производительность.

Мы не на Западе, у нас всегда спасение утопающих – дело рук самих утопающих! Поэтому  создадим  красоту и уют сами по мере наших возможностей —  и работать будет легче! Я поделюсь некоторыми рекомендациями и советами, а Вы, дорогой мой читатель, выбирайте то, что возможно претворить в жизнь. Ну, а если Вы – руководитель, Вам и карты в руки!

Многим наверняка хорошо известна восточная наука фэн-шуй. Так вот, она, в частности, учит нас правильно организовывать пространство вокруг личности.

В офисе очень важно расставить все по местам так, чтобы «рассосать энергетические пробки» в помещении, где сотрудники (и мы, в том числе) проводят большое количество своего времени. Считается даже, что именно это помогает в продвижении по работе, строит карьеру.