понедельник, 13 ноября 2017 г.

Правила оформления делового письма

Конверт
На конверте должен быть указан полный и точный адрес получателя вашей корреспонденции. Его принято печатать заглавными латинскими буквами.

В первой позиции адреса - Кому? - указываются фамилия адресата, его должность и полное название учреждения или фирмы:
Mr. Richard D.Schenck,
Managing Director,
BMC Management Consulting.

Допустимо при указании должности использовать сокращения:
Mr. R.Schenck, Mgr.,
ВМС Management Consulting.

ЕСЛИ же фамилия должностного лица неизвестна, то адресат указывается следующим образом:
The Managing Director,
The BMC Management Consulting.

Во второй позиции адреса - Куда? - указываются номер дома, название улицы, название города. При отправлении письма в Англию необходимо указать графство, в США - название штата. В самом конце указывается название страны:
- 6584, So.Clarkson St.,
Littleton, Colorado 80121, USA

- 242, Vauxhall Bridge Road,
London SWIV 1AU, U.K.

- 114  Ziegelstrabe, 
2000 Hamburg 55,  Germany


Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз - в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Адрес отправителя на конверте обычно не указывается, но при необходимости его можно написать на обратной стороне конверта. С января 1997 года Россия перешла на европейскую систему адресования: имя, фамилия, дом, улица, город, страна.

1.  Способы написания даты:
18 August 1996,
18 Aug.1996,
18th August 1996,
August 18th 1996,
August 18, 1996.

2.  Адрес, указанный в письме, должен полностью совпадать с адресом на конверте.

3.  Вступительное обращение пишется с красной строки и представляет собой общепринятую формулу. Наиболее часто применяют нижеследующие обращения:
-  Sir, (:)      К государственным чиновникам
-  Sirs, (:)

-  Dear Madam, (:)  Менее формальное обращение
-  Dear Sir, (:)
-  Dear Sirs, (:)     К деловым людям
-  Gentelmen,(:)

-  Dear Mr.Brown, (:)         Менее формальное обращение к лицам,
- Dear Mrs. Walters, (:)       которых вы знаете лично

4.  Основной текст письма для удобства ознакомления с ним должен быть разбит на абзацы. Длинные письма не приняты в деловой переписке и целесообразно ограничиться одной страницей. В многостраничном письме каждый лист (кроме первого) должен быть пронумерован.

5.  Заключительная формула вежливости зависит от официального статуса лица, к которому Вы обратились:
- Yours very truly   К деловым людям и государственным чиновникам

- Very truly Yours,
-  Yours faithfully,
-  Yours respectfulle,
-  Yours sincerely,   К коллегам
-  Cordially Yours,   К друзьям и знакомым
Yours,
Sincerely,

6.  Подпись располагается под заключительной формулой
вежливости Она  должна быть собственноручной, независимо от того, написано письмо лично Вами или переадресовано секретарю:
 - Yours truly,  (личная подпись)
R.Schenck, MANAGING DIRECTOR ВМС MANAGEMENT CONSULTING

Если письмо подписано кем-то другим, то должно быть указано "по поручению" или "от имени" такого-то: рр. = per pro (on be¬half of):
Jones and Co. pp. A.Smith
(по поручению Джонса и К. подписал А.Смит)

Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в конце письма ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. После постскриптума снова ставится подпись.

Если вы отправляете вместе с письмом какие-либо документы, то следует их перечислить после слова Enclosure (приложение), сокращенно - Enel:
Enel: Contract (Приложение: Контракт)

Деловое письмо складывается текстом внутрь, но лучше его не сгибать, а пересылать в большом плотном конверте.

Подпишитесь на обновления блога, и Вы будете всегда в курсе всех новейших публикаций и никогда не пропустите самого важного и интересного. Кстати, всем своим подписчикам я высылаю периодически эксклюзивную информацию, которую я НЕ выставляю на блоге. Подписывайтесь прямо сейчас!
 


Новости блога

Ваш email:
Ваше имя:
email рассылки

Как только нажмете на кнопку ПОЛУЧИТЬ, сразу посмотрите свою электронную почту, там вам пришло письмо с просьбой подтвердить подписку от службы SendPulse. Подтвердите подписку. И как только вы это сделаете, вам на почту немедленно придут ПЕРВЫЕ ПОДАРКИ от меня.

Комментариев нет:

Отправить комментарий