Восемь правил деловой переписки

Сложный эпистолярный жанр уходит в прошлое, но его место уже прочно заняла электронная переписка. Однако эпистолярный этикет никто не отменял, особенно если электронная почта используется для деловой переписки. Многие злоупотребляют сложившейся в Интернете простотой общения, а напрасно! 

Демонстративная безграмотность очень снижает вероятность обратной связи. В современном деловом мире главное - способы передачи информации, поэтому электронные письма приобрели такую популярность: они позволяют быстро и эффективно общаться. Восемь несложных правил помогут вам составить е-mail  так, чтобы адресат его обязательно прочитал и ответил!

1. Определите тему

Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы. Во-первых, это всегда вызывает подозрение в спаме, а во- вторых, темой нужно заинтересовать адресата. Сформулируйте тему коротко и емко. Тема может содержать ваше имя или говорить о предмете вашего с адресатом сотрудничества. Вместе со своим именем лучше написать свою фамилию и / или название компании. А если вы давно знакомы, то в теме письма укажите предмет совместной работы или повод переписки: «вопрос о...», «комментарий по поводу...».

2. Приветствуйте правильно

Начинать письмо лучше традиционно: «Уважаемая Ирина Сергеевна, здравствуйте!». Был случай, когда одна крупная компания в своей корреспонденции сменила классическое обращение «Уважаемый» на «Дорогой». И хотя, казалось бы, эмоционально обращение стало теплее, партнеров это насторожило. Ни в коем случае не используйте в качестве приветствия фразу «Доброго времени суток» - во-первых, в жизни так никто не говорит, а во-вторых, может сложиться впечатление, что вам безразлично, когда письмо будет получено.

3. Будьте лаконичны

Чем короче деловое электронное письмо, тем лучше. Время дорого, и никто не станет читать пространные письма на несколько листов. Изложите суть в первом предложении и дополните самыми необходимыми деталями. Если вопрос требует долгих объяснений, вероятно, проще позвонить по телефону, или воспользоваться услугами Sкуре.

4. Держите дистанцию

Как показывает опыт, переход с формального языка на неформальный в деловой переписке чаще приводит к неэффективному взаимодействию. Официальный язык помогает держать дистанцию и эффективно решать проблемы. Формальный стиль помогает быть корректным в первую очередь в своих собственных высказываниях, что приводит к лучшим результатам. И еще - прежде чем щелкнуть «Отправить», не забудьте проверить орфографию и пунктуацию.

5. Есть контакт!

Чтобы получить ответ на свое письмо, не стоит писать «срочно» или «незамедлительно» в теме сообщения. Гораздо эффективнее указать в тексте точные сроки, в которые вы бы хотели получить ответ. Например: «Прошу вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу вас сообщить о своем решении не позднее такой-то даты». Чтобы дать возможность контактировать с вами, обязательно оставляйте координаты для обратной связи: контактный адрес, Е-mail, телефон,  и т.д.

6. Систематизируйте переписку

Чтобы был порядок в делах, важно использовать «Адресную книгу», в которую можно занести имена всех ваших корреспондентов, а также их Е-mail  и другую контактную информацию. Чтобы написать письмо, достаточно выделить имя адресата в адресной книге, и нажать кнопку «Отправить почту». В появившейся форме для нового сообщения его электронный адрес будет автоматически занесен в поле «Кому».

7. Что делать с длинным письмом?

Структурируйте текст, разбейте его на главки, пункты, абзацы - иначе длинное послание сложно воспринимать. Если информация дана одним сплошным куском, то уже на второй строке человек начинает терять к ней интерес. Идеальная формула составления больших Интернет-писем выглядит так: одна мысль выражена в одном абзаце. Также важно избегать сложных предложений и размытых фраз. Чтобы быстро ответить на ваше письмо, человек должен иметь возможность с первого же раза понять, чего от него, собственно, хотят.

8. Красивое завершение

Отвечая на письмо, достаточно указать в конце свое имя и фамилию. Если же вы инициируете переписку, то помимо этого укажите свою должность и контактный телефон. Если в начале письма было использовано обращение «Уважаемый...», то не стоит завершать его фразой «С уважением». Напишите: «С наилучшими пожеланиями» или «Искренне ваш». Заведите в почтовой программе несколько типов подписи и используйте их в зависимости от ситуации.

Напомню: 

• Согласно данным исследовательской компании Radicati Сгоuр, ежедневно в мире отправляется 183 млрд. Интернет-писем, то есть более 2 млн. писем в секунду.
•  «Лаборатория Касперского», производитель систем защиты от спама, подсчитала, что 80 % отправляемых за день писем - спам.
•   По данным Gallup Media,  из 70 млн. зарегистрированных пользователей системы mail.ru, почти 8 млн. проверяют свой почтовый ящик ежедневно.

Подпишитесь на обновления блога, и Вы будете всегда в курсе всех новейших публикаций и никогда не пропустите самого важного и интересного. Кстати, всем своим подписчикам я высылаю периодически эксклюзивную информацию, которую я НЕ выставляю на блоге. Подписывайтесь прямо сейчас! 

Новости блога

Ваш email:

Ваше имя:

Как только нажмете на кнопку ПОЛУЧИТЬ, сразу посмотрите свою электронную почту, там вам пришло письмо с просьбой подтвердить подписку от службы SendPulse. Подтвердите подписку. И как только вы это сделаете, вам на почту немедленно придут ПЕРВЫЕ ПОДАРКИ от меня.